Von TMT
Die Information ist da. Die Frage ist nur: wo genau?
In den meisten Organisationen, mit denen wir arbeiten, fehlt es nicht an Wissen. Über Jahre hinweg entstehen Dokumente, E-Mails, Prozesse und Erfahrungen, die für den Arbeitsalltag wichtig sind. Gleichzeitig wächst die Menge an Informationen kontinuierlich.
Dadurch verteilen sich Inhalte oft auf unterschiedliche Systeme, Laufwerke oder Dokumentationen. Das Ergebnis kennt fast jeder aus dem eigenen Arbeitsalltag: Man sucht nach einer Information, von der man weiß, dass sie vorhanden ist – findet sie aber nicht sofort.
Dabei sind gut auffindbare Informationen die Grundlage für vieles, was im Arbeitsalltag funktionieren soll – schnelle Entscheidungen, reibungslose Zusammenarbeit oder eine Einarbeitung, die nicht jedes Mal bei null beginnt.
Wissen nutzbar machen, nicht nur ablegen
Aus genau dieser Beobachtung ist iNFOFLOW entstanden. Die Plattform basiert auf Erfahrungen aus vielen Projekten, in denen uns ähnliche Fragen begegnet sind: Wie lässt sich Wissen besser organisieren? Wie werden Informationen schneller verfügbar? Und wie können Menschen einfacher auf vorhandenes Wissen zugreifen?
Die Plattform verbindet Informationsmanagement, Wissensorganisation, Prozessunterstützung und Künstliche Intelligenz an einem Ort. Dabei geht es bewusst um mehr als eine digitale Ablage. Eine Ablage speichert Informationen. Organisationen brauchen jedoch Wissen, das auffindbar, nachvollziehbar und im Arbeitsalltag nutzbar bleibt.
KI ist ein Werkzeug – nicht die Lösung
Künstliche Intelligenz kann dabei einen echten Beitrag leisten. Sie hilft, Inhalte zu analysieren, Zusammenhänge sichtbar zu machen und relevante Informationen schneller bereitzustellen. Der Suchaufwand sinkt spürbar.
Trotzdem löst KI das Grundproblem nicht von allein. Wenn Wissen schlecht organisiert ist, sortiert eine KI das Chaos nicht weg – sie durchsucht es lediglich schneller. Den eigentlichen Mehrwert schafft erst die Verbindung aus durchdachter Struktur, vorhandenem Wissen und Menschen, die damit arbeiten. KI ist ein sehr gutes Werkzeug. Ein Werkzeug bleibt es trotzdem.
Aus der Praxis: die Luisenburg-Festspiele
Wie unterschiedlich das aussehen kann, zeigt der Einsatz bei den Luisenburg-Festspielen in Wunsiedel. Zu Saisonbeginn gehen dort zahlreiche Anfragen im Kartenbüro ein. Gleichzeitig arbeitet das Team in einer Phase, in der ohnehin viel zu organisieren ist.
Heute beantwortet die digitalen Assistentin Luise solche Anfragen direkt – von Preisen und Terminen bis hin zu Informationen über Aufführungen oder die Parkplatzsituation. Die Mitarbeitenden werden entlastet und können sich auf die Anliegen konzentrieren, bei denen persönliche Beratung gefragt ist.
Das eigentlich Spannende an diesem Projekt liegt jedoch an anderer Stelle. Bevor die Assistenten Auskunft geben konnten, musste das Wissen der Festspiele zunächst strukturiert und aufbereitet werden. Genau dieser Schritt – Wissen zu strukturieren und zugänglich zu machen – hat der Organisation auch intern geholfen. Was als technisches Projekt begann, hat gleichzeitig einen Prozess angestoßen, der weit über die Technologie hinausgeht.
Das Beispiel zeigt zudem, dass die Anforderungen vieler Kultur- und Veranstaltungsbetriebe vergleichbar sind. Entsprechend stoßen die dort gewonnenen Erfahrungen auch in anderen Häusern und Einrichtungen der Theaterbranche auf großes Interesse.
Wissen als Erfolgsfaktor
Vielleicht ist das die wichtigste Erkenntnis aus vielen Jahren Digitalisierungsprojekten: Der Wert von Wissen zeigt sich nicht darin, dass es existiert, sondern darin, dass es genutzt werden kann.
Wer Informationen strukturiert bereitstellt und für die richtigen Menschen zugänglich macht, schafft nicht nur effizientere Abläufe. Er sorgt dafür, dass Erfahrungen, Entscheidungen und Know-how auch dann erhalten bleiben, wenn sich Teams, Aufgaben oder Zuständigkeiten verändern.