Dr. Sven Damberger Beschäftigte verbringen im Schnitt 4,7 Stunden pro Woche in Besprechungen, mehr als zwei Drittel davon gelten als verschwendet. Das Problem:
In den meisten Meetings wird viel gesprochen, aber kaum wirklich miteinander geredet. Nur wenn Unternehmen ihre Besprechungskultur weiterentwickeln, können Meetings wieder zu Orten echter Begegnung werden.
60 Minuten Meeting, Null Minuten echter Austausch
Ein typisches Szenario: 30 Teilnehmende im virtuellen All-Hands-Meeting, Kameras aus, Chat stumm. Nach jeder Folie die Frage nach Feedback – doch der Chat bleibt so gut wie leer. Eine Stunde Information, null Minuten echter Austausch. Solche Meetings sind keine Seltenheit und Ausdruck eines strukturellen Defizits: Sie sind perfekt getaktet, visuell optimiert, aber ohne Beteiligung. Damit verschwenden Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern auch die Chance auf echten Dialog und Teamdynamik.
Voraussetzungen für eine neue Begegnungskultur
Um aus drögen Sitzungen lebendige Resonanzräume für Ideen und Zusammenarbeit zu machen, braucht es erfahrungsgemäß vier zentrale Hebel:
1. Klare Ziele: Oft herrscht kommunikative Leere im Besprechungsraum, weil den Teilnehmern der Sinn eines Treffens nicht klar ist. Typisches Beispiel ist der Jour fixe. Warum nicht das Format neu denken? Ein konkretes Ziel pro Woche, maximal 30 Minuten. Das schafft Fokus und Beteiligung.
2. Psychologische Sicherheit: Viele Mitarbeitende schweigen aus Angst, sich zu blamieren oder weil Kritik nicht gewünscht ist. Psychologische Sicherheit in diesen Punkt stärkt das gegenseitige Vertrauen und erhöht die Problemlösungsgeschwindigkeit.3. Hierarchien abbauen: Oft dominieren wenige Stimmen aus der Führungsebene das Gespräch. Warum nicht die Jüngeren oder Ruhigeren zuerst sprechen lassen? Und: Zu oft gehen Beteiligung und Anschlussfähigkeit in Meetings verloren, weil Fachjargon regiert.
4. Raum für Menschlichkeit: In Meetings sollten die Teilnehmer immer Mensch sein dürfen, nicht nur Projektbeteiligte. Bei MVC Videra etwa gibt es kurze persönliche Check-ins: Drei Minuten pro Person, wie man sich fühlt. Das stärkt Nähe und Teamgeist.
Der Wandel muss kein Großprojekt sein
Schon kleine Schritte wirken, z. B: Präsentationen vorab verschicken nach dem Credo „No new slides“ und die Zeit für Diskussionen nutzen oder anonyme Q&As veranstalten. So melden sich auch stille Mitarbeiter zu Wort. „Sag weniger, frag mehr und höre zu“ – diese Devise ist zudem Führungskräften zu empfehlen.
Fazit
Meetings sind kein Selbstzweck, sondern das Betriebssystem der Zusammenarbeit. Wie jedes System brauchen sie Pflege, Anpassung und manchmal einen Neustart. Wer seine Besprechungskultur überdenkt, gewinnt Effizienz, Kreativität und Miteinander.Bildquelle: ye – adobe.stock.com