Von TMT
Wer im Büro ein Dokument schreibt, eine Videokonferenz startet oder Dateien mit Kollegen teilt, denkt normalerweise nicht lange darüber nach, welche Software dafür verwendet wird. Man nutzt die Programme, die im Unternehmen vorhanden sind. Häufig sind das dieselben, die man schon aus der Schule, der Ausbildung oder von früheren Arbeitsplätzen kennt.
Das hat Vorteile: Man kennt die Bedienung, weiß, wo die wichtigsten Funktionen zu finden sind, und muss sich nicht erst in eine neue Anwendung einarbeiten. Doch wie frei sind Unternehmen bei der Wahl ihrer digitalen Werkzeuge, wenn viele dieser Entscheidungen längst zur Gewohnheit geworden sind?
Was wir kennen, halten wir für selbstverständlich
Viele digitale Entscheidungen werden nicht jedes Mal neu getroffen, sondern haben sich über Jahre entwickelt. Ein bestimmtes Office-Paket ist im Unternehmen etabliert, Dokumente werden in einem bestimmten Format ausgetauscht und die Zusammenarbeit läuft über eine bekannte Plattform. Neue Mitarbeiter übernehmen diese Arbeitsweise meist vom ersten Tag an, ohne dass noch groß darüber gesprochen wird. Mit der Zeit werden diese Abläufe so selbstverständlich, dass Alternativen kaum noch in Betracht gezogen werden.
Dabei gibt es für viele Aufgaben unterschiedliche Lösungen. Neben den großen internationalen Plattformen stehen beispielsweise europäische Anbieter, Open-Source-Anwendungen oder Systeme zur Verfügung, die sich im eigenen Unternehmen betreiben lassen. Diese Alternativen sind nicht automatisch besser und passen auch nicht zu jeder Anforderung. Wer sie kennt, kann sie bei anstehenden Entscheidungen jedoch berücksichtigen, statt sich allein auf vertraute Produkte zu beschränken.
Digitale Souveränität bedeutet nicht, alles selbst zu machen
Wenn über digitale Souveränität gesprochen wird, geht es häufig um die Frage, ob Unternehmen ihre Daten und IT-Systeme selbst betreiben sollten oder ob europäische Software grundsätzlich die bessere Wahl ist. Digitale Souveränität lässt sich allerdings nicht allein an der Herkunft einer Software oder dem Standort eines Servers festmachen.
Ein Unternehmen kann seine IT vollständig selbst betreiben und trotzdem stark von einzelnen Herstellern abhängig sein. Umgekehrt lassen sich externe Cloud-Dienste nutzen, ohne deshalb automatisch die Kontrolle über die eigenen Daten und Prozesse zu verlieren.
Für uns bei TMT bedeutet digitale Souveränität vor allem, die eigenen Abhängigkeiten zu kennen und auch dann handlungsfähig zu bleiben, wenn sich technische, wirtschaftliche oder rechtliche Rahmenbedingungen verändern. Dazu gehört, dass Daten zugänglich und übertragbar sind, Prozesse nachvollziehbar dokumentiert werden und bereits bei der Einführung neuer Systeme berücksichtigt wird, wie sich diese später wieder ablösen lassen.
Die theoretische Möglichkeit, einen Anbieter zu wechseln, hilft schließlich wenig, wenn dafür sämtliche Arbeitsabläufe neu aufgebaut werden müssen oder wichtige Daten nicht ohne größeren Aufwand übertragen werden können.
Wie abhängig ist der eigene Arbeitsalltag?
Gerade im Mittelstand sind viele IT-Strukturen über Jahre gewachsen. Eine Software wurde eingeführt, weil sie damals die passende Lösung war, später kamen weitere Anwendungen hinzu und mit der Zeit wurden Schnittstellen geschaffen, Abläufe angepasst und Mitarbeiter entsprechend geschult. IT-Systeme sollen sich mit den Anforderungen eines Unternehmens weiterentwickeln. Problematisch wird es allerdings, wenn niemand mehr genau weiß, welche Systeme voneinander abhängen, wie Daten zwischen den Anwendungen ausgetauscht werden und welche Alternativen überhaupt bestehen.
Was passiert beispielsweise, wenn ein Anbieter seine Preise deutlich erhöht oder eine bisher genutzte Funktion einstellt? Wie schnell könnte das Unternehmen reagieren, wenn sich Anforderungen an Datenschutz oder Datenspeicherung verändern? Und wäre ein Wechsel zu einer anderen Lösung überhaupt realistisch, ohne dass größere Teile des Arbeitsalltags davon betroffen wären?
Solche Fragen werden im laufenden Betrieb häufig erst dann gestellt, wenn bereits ein konkretes Problem aufgetreten ist. Dabei lassen sie sich auch unabhängig von einem anstehenden Systemwechsel klären und in die langfristige IT-Planung einbeziehen.
Alternativen müssen auch im Alltag eine Rolle spielen
Digitale Souveränität beginnt nicht erst bei der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung, sondern auch damit, wie wir den Umgang mit digitalen Technologien lernen. Wer bereits in der Schule ausschließlich mit den Programmen eines bestimmten Herstellers arbeitet, wird diese später häufig auch im Beruf bevorzugen. Nicht unbedingt, weil sie für jede Aufgabe die beste Lösung darstellen, sondern weil man mit ihrer Bedienung vertraut ist und andere Möglichkeiten vielleicht gar nicht kennt. So prägen Technologien nicht nur unsere Arbeitsabläufe, sondern auch unsere Vorstellung davon, wie bestimmte Aufgaben normalerweise erledigt werden.
Würden wir von Anfang an verschiedene Programme und Plattformen kennenlernen, wäre es vermutlich selbstverständlicher, auch im späteren Berufsleben unterschiedliche Lösungen in Betracht zu ziehen. In Schule und Ausbildung könnte deshalb stärker darauf geachtet werden, dass nicht ausschließlich die Bedienung einzelner Produkte vermittelt wird, sondern auch ein Verständnis für unterschiedliche technische Ansätze entsteht.
Auch Unternehmen können bei neuen Anforderungen bewusst verschiedene Lösungen vergleichen oder regelmäßig hinterfragen, ob die vorhandenen Anwendungen noch zu den eigenen Bedürfnissen passen. Das bedeutet nicht, dass bewährte Systeme ausgetauscht werden müssen. Oft gibt es gute Gründe, bei einer etablierten Lösung zu bleiben, zumal ein Wechsel Aufwand und Kosten verursacht. Die Entscheidung sollte aber auf den aktuellen Anforderungen beruhen und nicht allein darauf, dass man es schon immer so gemacht hat.
Es geht um die Freiheit, neu entscheiden zu können
Bei TMT beschäftigen wir uns mit unterschiedlichen Technologien, Plattformen und Betriebsmodellen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Manchmal ist ein etablierter Cloud-Dienst die passende Wahl, manchmal bietet eine selbst betriebene Anwendung mehr Kontrolle und in anderen Fällen kann eine Open-Source-Lösung eine Alternative sein.
Digitale Souveränität bedeutet deshalb nicht, grundsätzlich auf bestimmte Anbieter zu verzichten oder möglichst viel selbst zu betreiben. Unternehmen sollten ihre Möglichkeiten kennen, Abhängigkeiten bewusst eingehen und bei veränderten Anforderungen auch andere Wege einschlagen können. Dazu müssen sie neben den Funktionen und Kosten einer Software berücksichtigen, wie gut sich Daten übertragen, Systeme miteinander verbinden und bestehende Lösungen bei Bedarf ersetzen lassen.
Mit unseren Business Tools www.tmt.de/it-dienstleistungen/business-tools bieten wir Unternehmen verschiedene Bausteine an, etwa für E-Mail und Kommunikation, Dateiverwaltung, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Die Anwendungen lassen sich miteinander kombinieren und je nach Anforderung durch TMT, hybrid oder in der eigenen Infrastruktur betreiben. So können Unternehmen selbst entscheiden, welche Funktionen sie benötigen und wie ihre IT organisiert sein soll.
Bei der nächsten Softwareentscheidung sollte deshalb nicht nur die Frage lauten:
„Welche Lösung kennen wir bereits?“
Sondern auch:
„Welche Möglichkeiten hätten wir eigentlich noch?“