Andreas Gräbner Kurz zusammengefasst: Die Wahl lautet selten nur „Standardsoftware oder Eigenentwicklung“. Für viele Unternehmen ist eine konfigurierbare Standardlösung mit gezielten eigenen Bausteinen der beste Mittelweg. Die Geschäftsführung sollte vor der Vergabe fünf Entscheidungen treffen: strategische Bedeutung, Prozesspassung, Datenhoheit, Betriebsverantwortung und Wechselmöglichkeit.
KI ist in Unternehmen angekommen, aber nicht gleichmäßig. Laut Eurostat nutzten 2025 knapp 20 Prozent der EU-Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten KI-Technologien. Bei kleinen Unternehmen waren es 17 Prozent, bei großen gut 55 Prozent. Ein Grund für den Abstand: Einführung, Integration und Betrieb sind nicht nur eine Lizenzfrage.
Die falsche Grundsatzentscheidung kann lange nachwirken. Eine gekaufte Lösung ist schnell startklar, passt aber möglicherweise nicht zum Kernprozess. Eine individuelle Entwicklung kann Differenzierung schaffen, verlangt jedoch dauerhaft Verantwortung. Fünf Fragen bringen die Entscheidung auf Geschäftsführungsebene.
Die eigentliche Wahl hat drei Formen
Kaufen bedeutet: Ein weitgehend fertiges Produkt deckt einen verbreiteten Anwendungsfall ab, etwa Besprechungsnotizen, Textentwürfe oder Dokumentensuche. Vorteile sind kurze Einführung, kalkulierbare Pakete und vorhandener Support. Grenzen liegen bei Anpassung, Datenflüssen und Abhängigkeit vom Produktplan des Anbieters.
Entwickeln lassen bedeutet nicht zwingend, ein eigenes KI-Modell zu bauen. Häufig entsteht eine individuelle Anwendung aus vorhandenen Modellen, Unternehmensdaten, Schnittstellen und eigenen Regeln. Das kann sinnvoll sein, wenn genau der besondere Ablauf den Wettbewerbsvorteil ausmacht.
Hybrid heißt: Standardkomponenten bilden das Fundament; individuell sind nur Prozesslogik, Datenanbindung, Benutzeroberfläche oder Qualitätskontrolle. Dieser Weg vermeidet unnötige Grundlagenarbeit und erhält dort Eigenständigkeit, wo sie wirtschaftlich zählt.
Fünf Entscheidungen für die Geschäftsführung
1. Ist der Prozess Standard oder Teil unseres Geschäftsmodells?
Für austauschbare Aufgaben spricht viel für Kaufen: Protokolle, Übersetzungen oder allgemeine Schreibhilfe müssen selten zum eigenen Softwareprodukt werden. Anders sieht es aus, wenn die Lösung Angebotswissen, Kalkulationslogik oder einen besonderen Kundenservice abbildet. Je stärker der Prozess Umsatz, Marge oder Kundenerlebnis prägt, desto eher lohnt sich ein eigener Baustein.
2. Muss sich der Betrieb an die Software anpassen – oder umgekehrt?
Standardsoftware ist günstig, solange ihr Standardprozess genügt. Werden fünf Umwege, manuelle Exporte und doppelte Freigaben nötig, verlagert sich der Preis in den Alltag. Prüfen Sie deshalb den vollständigen Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis. Entscheidend ist nicht die schönste Vorführung, sondern die Passung zu Rollen, Ausnahmen und vorhandenen Systemen.
3. Welche Daten dürfen wohin – und wem gehört das Ergebnis?
Vor der Auswahl braucht es eine Dateninventur: Welche Informationen werden verarbeitet? Sind personenbezogene, vertrauliche oder vertraglich geschützte Inhalte betroffen? Können sie technisch und rechtlich an den Anbieter übermittelt werden? Die britischen Leitlinien zur KI-Beschaffung empfehlen ausdrücklich, Datenverfügbarkeit und Datensteuerung vor dem Einkauf zu klären. Ohne geeignete Daten ist weder Kauf noch Entwicklung eine Abkürzung.
4. Wer trägt nach dem Start die Verantwortung?
Ein KI-System bleibt nicht „fertig“. Ergebnisse müssen geprüft, Änderungen bewertet, Nutzer geschult und Störungen bearbeitet werden. Das NIST AI Risk Management Framework betrachtet Vertrauenswürdigkeit über Gestaltung, Entwicklung, Nutzung und Bewertung hinweg. Die Geschäftsführung sollte daher einen fachlichen Verantwortlichen, Qualitätskennzahlen und ein Betriebsbudget festlegen – unabhängig davon, wer entwickelt.
5. Wie kommen wir wieder heraus?
Ein günstiger Einstieg kann teuer werden, wenn Daten nicht exportierbar sind, Schnittstellen fehlen oder Wissen nur beim Lieferanten liegt. Fragen Sie vor Vertragsabschluss: In welchem Format erhalten wir Daten und Protokolle? Können Modelle oder Anbieter gewechselt werden? Wer besitzt individuelle Komponenten? Wie läuft die Übergabe? Die Beschaffungsleitlinien raten außerdem, Anbieterbindung zu begrenzen und Wissenstransfer, laufenden Support sowie das Lebensende des Systems mitzudenken.
Ein Beispiel: Reklamationen schneller bearbeiten
Ein Hersteller möchte eingehende Reklamationen vorsortieren, Informationen aus Auftragsunterlagen finden und Antwortvorschläge erzeugen. Eine reine Standardlösung könnte E-Mails zusammenfassen, kennt aber weder Produktstruktur noch Freigabeweg. Eine vollständige Neuentwicklung wäre ebenfalls überzogen.
Der sinnvolle Mittelweg: ein vorhandenes KI-Modell und etablierte Infrastruktur einkaufen, die Anbindung an Auftrags- und Dokumentensysteme jedoch individuell umsetzen. Eigene Regeln bestimmen, welche Fälle automatisch vorbereitet werden und wann ein Mitarbeiter übernehmen muss. Die Antwort bleibt bis zur Freigabe ein Entwurf. Gleichzeitig werden Datenexport, Protokollierung und Anbieterwechsel vertraglich geregelt.
So wird nicht „KI um der KI willen“ gebaut. Standard bleibt Standard; individuell wird nur der Teil, der Prozesswissen, Qualität und Kundenerlebnis trägt. Ein begrenzter Pilot kann anschließend zeigen, ob Bearbeitungszeit und Fehlerquote tatsächlich sinken. Auch hier gilt: Ein positiver Effekt kann geplant und gemessen, aber nicht garantiert werden.
FAQ: Häufige Fragen zu Kaufen oder Entwickeln
Ist eine gekaufte KI-Lösung immer günstiger?
Beim Einstieg häufig ja. Über mehrere Jahre können zusätzliche Nutzer, Verbrauch, Anpassungen, Integrationen und ein späterer Wechsel den Vorteil verkleinern. Verglichen werden sollten deshalb die Gesamtkosten über die erwartete Nutzungsdauer.
Wann lohnt sich individuelle KI-Entwicklung?
Wenn der Anwendungsfall wirtschaftlich relevant ist, Standardprodukte den Prozess nicht ausreichend abdecken und das Unternehmen Daten, Verantwortung und Betriebsbudget bereitstellen kann. „Individuell“ sollte sich auf den wertschaffenden Unterschied konzentrieren.
Müssen wir ein eigenes KI-Modell trainieren?
In den meisten mittelständischen Vorhaben nicht. Häufig reichen vorhandene Modelle, eine sichere Datenanbindung, klare Regeln und eine passende Benutzeroberfläche. Eigenes Modelltraining ist eine gesonderte Investitionsentscheidung.
Welche Vertragsfragen sind besonders wichtig?
Datenverwendung, Vertraulichkeit, Leistungsumfang, Qualitätsprüfung, Haftungsgrenzen, Preisänderungen, Support, Exportformate, Rechte an individuellen Komponenten und Unterstützung beim Anbieterwechsel sollten klar geregelt sein. Bei rechtlich sensiblen Fragen ist fachkundige Beratung sinnvoll.
Wer sollte die Entscheidung im Unternehmen treffen?
Nicht die IT allein und nicht der Einkauf allein. Fachbereich, IT, Datenschutz beziehungsweise Informationssicherheit, Einkauf und Geschäftsführung müssen Nutzen, Risiken und Betrieb gemeinsam bewerten.
GO-ITC kann einen Anwendungsfall herstellerneutral strukturieren und prüfen, welcher Anteil Standard bleiben kann und wo eine individuelle Umsetzung wirtschaftlich sinnvoll ist. Mehr zur individuellen KI-Entwicklung.
Für bereits klar abgrenzbare kleine Softwarevorhaben prüft 48h Software alternativ den kleinsten sinnvoll nutzbaren Umfang für eine Umsetzung zum Festpreis. Ein Auftrag entsteht erst, wenn Ergebnis, Grenzen und Abnahmekriterien gemeinsam feststehen.